Parliamo di Virtual Communication, l'arte di saper comunicare attraverso i molteplici canali digitali

Oggigiorno per riuscire a utilizzare gli strumenti della comunicazione digitale in modo opportuno e al meglio delle loro potenzialità occorre coltivare e applicare una specifica digital soft skill, la Virtual Communication, vale a dire l’arte di sapere comunicare con efficacia sui canali digitali, sia in modalità one-to-one che one-to-many.

Anche la Commissione Europea ha posto una specifica definizione di cosa si intende con il termine Virtual Communication:

Interagire, comunicare e collaborare utilizzando le tecnologie digitali essendo consapevoli delle differenze culturali e generazionali. Significa inoltre essere in grado di gestire la propria identità e reputazione digitale, essendo consapevole dei limiti e dei potenziali rischi connessi all’utilizzo di specifici canali.

Dunque per comunicare bisogna sviluppare delle conoscenze da mettere in pratica per far sì che diventino delle competenze: la comunicazione ha delle regole, dei codici e degli stili che permettono a chi comunica di farlo in maniera efficace. Non basta saper parlare per riuscire a comunicare in maniera convincente durante un intervento davanti a un pubblico, come non basta saper scrivere correttamente in una determinata lingua per riuscire a confezionare un tema, un saggio breve, un articolo giornalistico o un paper scientifico. 

Allo stesso modo è necessario essere consapevoli delle diversità e delle similitudini che riguardano gli svariati canali di comunicazione che il digitale mette a disposizione; ad esempio, il linguaggio da utilizzare su Facebook non può essere lo stesso impiegato all’interno di un articolo da pubblicare su un blog, così come per comunicare su Instagram o su Twitter non si può prescindere da un corretto utilizzo degli hashtag.

Per comunicare con efficacia sui canali digitali occorre non soltanto conoscere le caratteristiche “tecniche” dei singoli canali, ognuno dei quali ha delle peculiarità che non possono essere trascurate se li si vuole utilizzare al meglio, ma anche gli stili comunicativi che più si prestano ad essere impiegati su un canale piuttosto che su un altro.

Secondo un sondaggio di AIDP (Associazione Italiana dei Direttori del Personale) oltre il 68% degli intervistati ha dichiarato che prolungherà le attività di lavoro agile anche al termine dell’emergenza COVID. Tra le principali implicazioni pratiche che emergono da questi dati, risalta la necessità di dotarsi di nuove competenze: una su tutte proprio la Virtual Communication.

IMPLICAZIONI PRATICHE DELLA COMUNICAZIONE VIRTUALE?

La comunicazione è sempre stata identificata come un’attività particolarmente complessa e delicata, poiché per bisogna riuscire a trasmettere il senso di ciò che si vuole dire in maniera chiara e precisa, con il giusto tono e i giusti termini. Secondo la Commissione Europea, un individuo cha ha acquisito questa digital soft skill è in grado di:

• comunicare attraverso i media digitali senza difficoltà o timori;
• adattare il proprio codice di condotta per renderlo appropriato al canale di comunicazione designato;
• prevedere e comprendere i rischi derivanti dal comunicare online con persone sconosciute;
• comunicare attivamente online e prendere parte a discussioni in modo responsabile;
• individuare i mezzi di comunicazione più idonei allo scopo della comunicazione stessa. 

Ecco perché attualmente dimostrare anche ai recruiter di essere bravi comunicatori sia online che offline è indispensabile. Basti pensare al tipo di stile e linguaggio che si utilizzerebbe per vendere un prodotto a un cliente o al modo con cui ci si relazionerebbe con un superiore o, ancora, a come si condividerebbe con la propria rete online un successo personale. Tutte queste situazioni sono caratterizzate da contesti, linguaggi e mezzi di comunicazione diversi.

Qualunque “cosa nuova” richiede uno sforzo maggiore ed una maggiore riflessione prima di raggiungere il giusto grado di consapevolezza. Comunicare virtualmente non fa eccezione. In generale, man mano che si è più a proprio agio è possibile ridurre lo sforzo che qualcosa in particolare richiede al cervello, delegando alcuni compiti annessi al subconscio, come andare in bicicletta o guidare, ad esempio.

Quando si impara qualcosa per la prima volta è normale che sia necessario più impegno mentale, ma dopo un certo “allenamento” si giunge a far diventare quell’attività una sorta di “seconda natura” che non richiede più un pensiero consapevole nel suo svolgimento. La Virtual Communication opera allo stesso modo: maggiore sarà l’“esercizio”, più automatico diventerà adattare stili e strumenti comunicativi ai molteplici fini e contesti che si presenteranno. Tuttavia, quando si comunica virtualmente, c’è un elemento che trae vantaggio dal pensiero cosciente: le intenzioni che si attribuiscono agli altri.

ERRORI DA EVITARE IN MATERIA DI VIRTUAL COMMUNICATION

L’essere umano commette regolarmente “errori di attribuzione”. Si tende ad essere più generosi verso sé stessi quando le cose vanno male rispetto a quanto non si faccia verso gli altri. In particolare, quando qualcuno fa qualcosa che ci infastidisce, tendiamo a spiegare il loro comportamento in base al loro carattere.

Ad esempio, se si è in auto e qualcuno improvvisamente ci taglia la strada inserendosi bruscamente sulla nostra carreggiata, si tenderà a pensare che è un pirata della strada, un guidatore sprovveduto. Se invece siamo noi a svolgere questa azione, e quindi tagliare improvvisamente la strada ad un altro automobilista, tenderemo a giustificare il nostro comportamento in base alle circostanze, sostenendo di essere stata una manovra necessaria per evitare un ostacolo.

Comprendere questo atteggiamento inconscio è importante per la Virtual Communication perché spesso nei contesti digitali non si ha la possibilità di osservare l’interlocutore e quindi di fare affidamento sulla comunicazione non verbale. Come esseri umani sarà sempre commesso qualche errore di attribuzione, ma i limiti della comunicazione virtuale esasperano questa sfida.

Non è possibile vedere le espressioni facciali, sentire i toni della voce con chiarezza né vedere l’ambiente circostante delle persone con le quali si sta interagendo. Tutto ciò rende più propensi a saltare a conclusioni o meno aperti a concedere il beneficio del dubbio.

Se qualcuno è in ritardo ad una riunione online si tende spesso a presumere che abbia sottovalutato l’importanza di quell’incontro, quando in realtà potrebbe avere avuto dei problemi tecnici. Discorso analogo se qualcuno non accende la videocamera.

Quindi come migliorare l’efficacia della Virtual Communication e ridurre gli errori di attribuzione? Vediamo 5 punti fondamentali.

• Dare spazio alle persone – Nell’ultimo periodo tutti stanno affrontando più stress del solito e le tensioni sono generalmente più alte di quanto sarebbero normalmente. Ecco perché è importante dare a tutti un più libertà.

Se si è abituati a iniziare le riunioni con precisione, bisogna valutare la possibilità di concedere ai propri colleghi qualche minuto di ritardo giustificato. Se si preferisce avere sempre la fotocamera accesa durante le riunioni, si potrebbe optare anche per l’organizzazione di incontri a camera spenta di tanto in tanto.

• Empatia – Può sembrare banale, ma mettersi nella posizione dell’altro può aiutare molto la comunicazione. È importante quindi considerare cosa potrebbe pensare il proprio collega (empatia cognitiva) o cosa potrebbe provare (empatia emotiva) nelle circostanze che sta affrontando.
• Fare domande – È più semplice essere empatici se si sa cosa sta passando qualcuno. Quindi fare domande ai propri colleghi per sapere come stanno può essere un ottimo metodo per avvicinarsi. Naturalmente ciò non deve essere invasivo, ma chiede il giusto per far sapere loro che non sono soli.
• Indulgenza – Questo è il momento in cui è probabile che le persone commettano più errori e falliscano più spesso. All’inizio della pandemia, i dipendenti hanno riferito di essere particolarmente produttivi ed efficaci. Ma ora le persone affermano con maggiore frequenza di sentirsi sopraffatte e sotto pressione. Con i problemi di salute mentale in aumento e lo stress e l’ansia che aumentano regolarmente, è logico che il lavoro ne risenta. “Perdonare” i colleghi quando non sono all’altezza dei loro standard è importante per attenuare quelle sensazioni di malessere, così come dare feedback e offrire supporto in modo che possano rimettersi in piedi.
• Costruire relazioni – Come dice un detto “Il vero carattere è evidente nei momenti di difficoltà”. Questo è particolarmente vero nel modo in cui comunichiamo attualmente. L’empatia, la compassione e la comprensione che si esprimono si rifletteranno positivamente sul proprio carattere. La scienza della personalità suggerisce che quando le condizioni sono normali, è più probabile che si agisca in base alle proprie migliori qualità, mentre sotto stress si tende ad essere fuori dal proprio equilibrio e quindi ad agire secondo atteggiamenti inconsci. L’estroverso può diventare più distaccato, o il collega che ha una straordinaria precisione intuitiva con i clienti perdere il suo tocco.

Tutto ciò è temporaneo, bisogna quindi usare queste situazioni per raggiungere, dimostrare cura e costruire relazioni. Da un punto di vista sociologico, è importante evidenziare che si tende a costruire alcune delle relazioni più forti durante i momenti più difficili, ecco perché sfruttare queste circostanze per trovare il meglio in sé stessi e negli altri può rivelarsi la chiave per costruire rapporti lavorativi coesi ed efficienti.

Il mercato del lavoro è in costante evoluzione, come dimostra la diffusione della modalità dello smart working, con team decontestualizzati e “fluidi”. Saper comunicare efficacemente sfruttando tutte le potenzialità offerte dalla digital transformation è diventata ormai prerogativa indispensabile per vivere in modo efficace il proprio lavoro. La comunicazione virtuale non è facile e non è possibile darla per scontata. È necessario essere consapevoli delle modalità di utilizzo dei vari canali a disposizione e di come ognuno sia più o meno idoneo a veicolare specifici messaggi.