Report & Presentation: impatto visivo e capacità comunicative nell'elaborazione di presentazioni aziendali

In qualunque contesto d'impresa, a prescindere dalle sue dimensioni o dal settore di riferimento, i business report sono strumenti fondamentali per favorire la comprensione di macro e micro informazioni. Alcune tipologie sono Market analysis report, Trend analysis report, Financial report, Operational analysis report, Performance report. Tra gli scopi della realizzazione di questi documenti si eviedenziano:

• produzione di resoconti sull'andamento di attività e progetti;
• elaborazione analisi critiche su attività, aree ed elementi di interesse dell’azienda, siano questi esterni o interni (area vendite, finanza, KPI’s, ecc.);
• indentificazione e analisi dei trend di mercato;
• individuazione di irregolarità che potrebbero necessitare di ulteriori investigazioni.

Rappresentano inoltre un’importante risorsa per i processi di decision-making e per comprendere come agire in caso di insorgenza di problemi.

Talvolta questi report sono necessari in quanto parte di requisiti normativi, come i report finanziari ad esempio. Inoltre, insieme ai monitoraggi regolari, sono importanti per molte aziende per tenere aggiornati dirigenti, membri del consiglio e stakeholder sull’andamento dell’azienda.

L’attività di report è realizzata attraverso un processo di elaborazione dei dati raccolti e revisione delle informazioni scaturite all’interno di un’area specifica (finanza, vendita, clienti, ecc.) o di qualsiasi settore sia di interesse per l’azienda in quel dato momento. Data la lunghezza e la complessità che li contraddistingue, una volta stilati potrebbe essere necessario realizzare una presentazione in grado di veicolarne le principali informazioni di interesse per i soggetti cui sono destinati.

L’impatto visivo e la capacità di comunicare rapidamente ed efficientemente il fulcro di quanto si è rilevato rappresentano due aspetti fondamentali dell’attività di presentazione.

Entrano quindi in gioco concetti quali: Data visualization e Information design.

La prima serve a dare un significato e un senso alle statistiche e ai numeri; adopera grafici e racconta i dati e le informazioni presenti nel report. La sua importanza sta proprio nella capacità di “tradurre” e semplificare discorsi altrimenti complessi per chi non ha le conoscenze adeguate per comprenderli o per velocizzare e migliorare il processo di apprendimento di quelle informazioni.

La seconda si può invece considerare come una branca della Data Visualization concentrata soprattutto sulla “storia” e sulla realizzazione di timeline. Anche l’Information Design cerca di tradurre in immagini semplici dei dati complessi, utilizzando però uno stile grafico che renda l’acquisizione delle informazioni appetibile.

Entrambe le attività perseguono un unico fine: sintetizzare al meglio ricerche e report che sarebbero troppo complessi da spiegare ed assimilare.

A titolo di esempio, si cita un software che sta riscuotendo molto successo in materia, Tableau, appositamente ideato per rendere l’elaborazione e la presentazione di dati fruibile a tutti, sia nella fase di analisi sia di interpretazione.

Come è possibile vedere dall’immagine, la presentazione grafica con cui sono presentati i dati elaborati sulle emissioni di gas serra permette di apprendere agevolmente l’andamento del fenomeno, pur non essendo tecnici del settore. Nell’immagine successiva è invece mostrata una delle altre peculiarità del software che dà la possibilità di integragire con il grafico attraverso il passaggio con il cursore del mouse sui vari grafici per ottenere informazioni aggiuntive e approfondimenti su quanto presentato. Ogni singola parte del grafico presenta questa funzione.

 

FONTE: PRESENTAZIONE ISTAT 2020

 

Alcuni punti di cui tener conto per la realizzazione di presentazioni efficaci.

• Grafica e design di impatto – Utilizzare una grafica con un design d’impatto ma in linea con le informazioni che si stanno veicolando. Dovrebbe apparire pulita e professionale, in grado di catturare l’attenzione dei presenti alla presentazione.
• Immagini e multimedialità – Utilizzare immagini o altro materiale multimediale. Secondo BrainRules di John Medina, è più facile ricordare le informazioni se presentate con una grafica o un’immagine. Da un esperimento è risultato che la ritenzione di informazioni dopo 3 giorni dall’ascolto era solo del 10%, mentre quando erano aggiunte delle immagini la percentuale era aumentata fino al 65%.
• Grafici e dinamismo – Come mostrato nell’esempio sul software Tableau, è possibile realizzare grafici mobili e graficamente accattivanti, corredati di brevi testi esplicativi all’occorrenza, in grado di veicolare informazioni complesse in maniera semplice e chiara. Così facendo si agevola la comprensione dei partecipanti e si mantiene viva la loro attenzione.
• Fattore testo. Brevità – Non presentare immagini o slide cariche di testo, perché se il pubblico dovrà impegnarsi nella lettura non presterà ascolto alla spiegazione o perderà la concentrazione a causa del lungo blocco di testo. Quindi frasi brevi e concise.
• Aspetto del testo – A seconda di come avverrà la presentazione (ad esempio: ogni partecipante avrà un fascicolo con la presentazione grafica stampata, oltre alla proiezione in sala; la presentazione sarà solo proiettata) adeguare la grandezza del testo e la scelta del font per una maggiore leggibilità. Font come Helvetica, Open Sans o Arial, per citarne alcuni, sono tra i più diffusi per sobrietà e leggibilità.
• Limitare il numero di elenchi – In uno studio del 2014 dell’International Journal of Business Communication sulla visualizzazione rispetto al testo, è stato dimostrato che i soggetti a cui era stata mostrata una grafica richiamavano i concetti più facilmente rispetto a quelli cui erano stati mostrati degli elenchi puntati. Ciò non vuol dire che vanno eliminati assolutamente, ma solo limitati nell’uso, prediligendo invece un grafico o un’altra soluzione visiva in grado di veicolare le stesse informazioni.
• Tecnicismi e lingua del popolo – A seconda dei soggetti presenti alla presentazione è bene considerare che non tutti potrebbero comprendere i termini tecnici utilizzati in quel dato settore; per cui è importante scrivere dei testi che tengano conto di questo aspetto e adoperino un linguaggio chiaro e corretto.

Talvolta l’uso di template preimpostati appositamente per la presentazione di report è di grande aiuto, in quanto forniscono una struttura grafica di base che segue le indicazioni appena fornite. Ovviamente a ciò va aggiunto il proprio impegno e ingegno nella compilazione, attraverso un'apposita rielaborazione delle informazioni, una ponderarta scelta degli elementi multimediali, un coerente inserimento di grafici e, in fine, una valida sintetizzazione complessiva.